在欧特克，我们重视我们的供应商关系，并认识到我们的供应商对于确保我们的欧特克预先批准的可报销费用和差旅的最高质量体验至关重要。所有费用(通过Autodesk travel预订的旅行除外)都需要反映实际成本的收据，以便考虑报销。供应商必须在不加价的情况下支付所有费用。任何使用欧特克价格或通过欧特克或欧特克代理商预订的行为均由欧特克自行决定。
供应商差旅及费用报销政策
需求
1.旅行
一般:欧特克只会报销供应商在欧特克的指示下产生的差旅费用，并仅以欧特克的利益为目的。如果供应商出差并打算与欧特克以外的客户开展业务，则发生的所有费用应由供应商承担。
国内/ Intra-Europe /跨国航班:欧特克航空旅行的标准政策应是在四小时窗口内(期望出发/到达时间两侧各两小时)的航班上，为旅客提供最低的合理经济舱票价或折扣票价，且不会给旅客带来不合理的不便(冗长的中途停留、多次转机等)。如果旅行计划不太可能改变，建议旅行者购买不可退款机票。任何合理的航班选择都可以节省超过250美元、220欧元或250加元的费用是拒绝，无论哪家航空公司，都需要在订票前获得欧特克副总裁的批准。
国际/ Trans-Ocean旅行欧特克国际或跨洋航空旅行的标准政策必须是在期望出发/到达时间的四小时窗口内(两侧各两小时)的最低合理非商务(经济舱)票价。任何节省超过500美元、575欧元或500加元的合理航班选择，无论哪家航空公司，都需要在订票前获得欧特克副总裁的批准。
商务汽车租赁商务汽车租赁不符合直接计费的条件，必须根据供应商提供的收据文件进行报销。紧凑型轿车是唯一可为单个旅行者报销的车型，如果选择了非紧凑型轿车，供应商应负责所选车型与紧凑型轿车之间的成本差异。如果有一个以上的旅行者或需要运输大量的设备，可以承包一辆中间车。若选择紧凑型或中级车以外的任何车型，若没有欧特克明确的书面例外许可，则供应商应负责所选车型与中级车之间的成本差异。由于汽车租赁公司对燃料更换收取额外费用，因此汽车必须在返回租赁地点之前加油。不应该使用预付燃料选项，除非旅行者确信整个燃料供应将在租赁过程中使用。GPS是不可报销的，由供应商自行决定并承担费用。如果通过Autodesk代理机构(如Travizon)使用Hertz/Enterprise预订，经Autodesk授权，唯一可报销的保险是个人损失保险。
酒店酒店没有资格直接计费，必须根据供应商提供的收据文件进行报销。酒店的选择将基于工作地点的相对便利性和邻近性，供应商预计将使用价格适中的酒店(每晚约100- 150美元，具体取决于地点)。所有酒店选择和价格必须事先得到欧特克的书面批准。供应商在开展欧特克业务时可能会使用欧特克首选的酒店或欧特克的价格，为此，供应商需要联系欧特克个人在Cliqbook中以客人身份进行预订，或与代理商联系以获取欧特克的价格。
餐膳食费用应该是合理的，根据地点和政府每天的收费标准。小费不应超过账单的15%。超过这个数目的小费将不予退还。
本地旅费与当地旅行相关的费用，包括过路费、公共交通费用、出租车或班车费用、汽油/燃料、或任何供应商办公室或供应商员工居住在工作地点90英里以内的里程，将不予报销。
2.其他费用
只有在欧特克的明确指示下，为欧特克业务而发生的、由供应商向欧特克概述并经欧特克书面批准的费用才可报销。所有费用都需要有反映实际费用的收据，以便考虑偿还。供应商必须在不加价的情况下支付所有费用。
供应商设施或供应商运营的标准供应商间接成本(特殊情况除外，并经欧特克副总裁书面批准)将不予报销。这些费用包括:电话费和电话费、租金或租赁费用、暖气或空调、任何类型的防天气措施(除雪等)。如果供应商在其所有客户的正常业务过程中必须承担这些费用，则这些费用将不能作为代表欧特克发生的费用得到补偿。
